Start

Um die Termi­ab­rech­nung nut­zen zu kön­nen, ben­öti­gen Sie Microsoft Outlook und Microsoft Access. Sie ben­öti­gen von beiden min­des­tens Version 2007 und die 32-bit-Version. Unab­hän­gig davon, ob ihr Betriebs­system 32-bit oder 64-bit hat. Die Termin­ab­rech­nung ist in 32-bit pro­gram­miert. Das Pro­gramm läuft nicht in einer Access-Version mit 64-bit.

Falls Sie kein Access haben, kön­nen Sie auf den Microsof­tsei­ten kost­en­los eine Access-Runtime herun­ter­laden und in­stal­lie­ren. Mit der Run­time kön­nen Sie nur vor­han­dene Daten­ban­ken öff­nen. Sie kön­nen damit keine neuen Daten­banken erstel­len. Links zu den Microsoft­sei­ten mit Access-Runtimes fin­den Sie auch auf der   Down­load­seite der Termin­ab­rech­nung.

Zur Anzeige der Matrix Kalender/Kate­gorien (Kreuz­tabelle, Pivot-Tabelle) benö­tigen Sie Micro­soft Excel ab Version 2007. Für die Funk­tion der Termin­ab­rech­nung ist diese Aus­wer­tung nicht zwin­gend notwendig.

Nach oben

Es ist keine auf­wän­di­ge Pr­ogramm­instal­lation not­wen­dig.

Ent­packen Sie die Dateien aus dem ZIP-Archiv in ein Ver­zeich­nis Ihrer Wahl. Fertig!

Nach dem Ent­packen fin­den Sie zwei Dateien mit den Namen „Termine_Daten.accdb“ und „Termine_Programm.accde“. In der Ersten werden die durch die Benut­zung ent­ste­hen­den Daten ge­spei­chert, während die Zweite das ei­gent­liche Pro­gramm ent­hält.

Die dritte Datei mit dem Namen „Termine_Matrix_Kalender-Kategorie.xlsm“ enthält die Pivot-Tabelle Kalender/Kategorien in einer Excel-Datei. Diese Datei benötigen Sie nur, wenn Sie diese Auswertung nutzen wollen. Wie Sie diese Tabelle erstmalig initialisieren, lesen Sie im Kapitel  Auswertungen: Externe Abfragen.

Legen Sie sich nun am besten eine Ver­knüp­fung zur Datei „Termine_Programm.accde“ auf den Desk­top, da Sie diese Datei im wei­teren Ver­lauf benö­tigen.

Wenn Sie die Pro­gramm­datei das erste mal öff­nen, wer­den Sie nach dem Spei­cher­ort der Daten­datei gefragt. Verfahren Sie hier­bei wie im Kapitel   Erste Schritte be­schrie­ben.

Nach oben

Ein Update gestaltet sich sehr einfach:

Wenn Sie die Pro­gramm­datei danach öff­nen, werden Sie nach dem Spei­cher­ort der Daten­datei gefragt. Ver­fahren Sie hier­bei wie im Kapitel   Erste Schritte beschrie­ben. Nach dem Ver­knüp­fen der inter­nen Tabel­len erfolgt bei Bedarf auto­matisch eine Anpas­sung der Daten­ta­bel­len an die aktuel­le Pro­gramm­version.

Die Excel-Datei müssen Sie vor der ersten Benut­zung wie im Kapitel   Auswer­tungen: Externe Abfragen beschrie­ben ein­mal ein­rich­ten.

Nach oben

Bitte öff­nen Sie die Datei „Termine_Programm.accde“ mit einem Dop­pel­klick. Beim ersten Start des Pro­gramms werden Sie nach dem Spei­cher­ort der Daten­datei gefragt:

Datenbank suchen
Wenn Sie die Pro­gramm­datei das erste mal öff­nen oder die Daten­datei ver­schie­ben, er­scheint dieser Dialog, um die inter­nen Tabel­len neu zu ver­knüpfen.

Auch nach einem Programm-Update werden Sie aufgefordert, die (bisherige) Datendatei anzugeben.

Geben Sie hier den voll­stän­di­gen Pfad für den Spei­cher­ort der Daten­datei und den voll­stän­di­gen Datei­namen (stan­dard­mäßig „Termine_Daten.accdb“) ein. Ange­fan­gen mit dem Lauf­werks­buch­sta­ben, gefolgt von Dop­pel­punkt und Back­slash, dem Pfad mit allen Unter­ver­zeich­nis­sen, und am Ende den Datei­namen.

Beispiel:

C:\Anwendungsdaten\Eigene Dateien\Termine_Daten.accdb

Alter­nativ kön­nen Sie über den Ordner-Button auf der rech­ten Seite des Ein­gabe­fel­des die Datei im Datei­sys­tem suchen.

Klicken Sie nun auf den Fernglas-Button. Wenn die Datei ge­fun­den wird und die zum Programm pas­sende Ver­sion hat, wird der Haken-Button frei­ge­ge­ben.

Klicken Sie dann auf den Haken-Button, damit die inter­nen Tabel­len der Pro­gramm­datei mit denen der Daten­datei ver­knüpft werden.

Das Programm ist damit zur Nutzung bereit.

Nach oben

Geben Sie in der Termin­ab­rech­nung unter „Ein­stel­lun­gen“ die Daten Ihrer Firma ein. Legen Sie dort auch die Ver­knüp­fun­gen zu den Termin­ka­len­dern von Out­look an. Hinter­le­gen Sie die Preise und Mehr­wert­steuer­sätze und nehmen Sie gege­benen­falls weitere Ein­stel­lun­gen vor. Kapitel  Einstel­lungen

Geben Sie in Out­look die Adres­sen Ihrer Kunden ein. Planen Sie dort auch die abzu­rech­nen­den Termine. Welche Beson­der­heiten Sie dabei beachten müs­sen, lesen Sie im Kapitel  Outlook

Über­nehmen Sie die Adres­sen und Termine auto­matisch in die Termin­ab­rech­nung.
Kapitel „Termine und Adres­sen von Out­look über­nehmen“

Passen Sie in der Termin­ab­rech­nung gege­ben­en­falls die Preise und Mehr­wert­steuer­sätze kunden­spezi­fisch oder kate­gorie­bezogen an.
Kapitel „Kun­den­kar­tei: indi­vi­duelle Preise/Mehr­wert­steuer“

Erstellen Sie mit der Termin­ab­rech­nung auto­ma­tisch die Rech­nun­gen.
Kapitel „Rech­nungs­er­stel­lung“

Nutzen Sie in der Termin­ab­rech­nung die Sta­tis­tiken zur Zeit-, Umsatz- und Erfolgs­ver­tei­lung, sowie weitere Aus­wer­tun­gen und Listen.
Kapitel „Aus­wer­tun­gen“

Nach oben

Onlinehilfe

Mit Klick auf dieses Symbol gelangen Sie vom Pro­gramm kontext­bezogen auf diese Seiten der Online­hilfe.

Outlook-Symbol

Immer wenn Sie in der Termin­ab­rech­nung zu einem Kontakt oder einem Termin ein kleines Outlook-Symbol sehen, ge­lan­gen Sie mit einem Klick darauf nach Out­look in die Bear­bei­tungs­maske des jewei­li­gen Kon­tak­tes bzw. Termins.

Hinweis zum Drucken

In jeder Druck­vor­schau/Seiten­an­sicht (ob bei Rech­nun­gen, Stor­nos, Aus­wer­tun­gen oder Listen) haben Sie die Mög­lich­keit, diese zu drucken. Klicken Sie dazu mit der rech­ten Maus­taste in die Druck­vor­schau und wäh­len Sie im da­rauf­hin ein­ge­blen­deten Menü den Punkt „Drucken“.