Einstellungen Stammdaten

Geben Sie hier eine für Sie aussage­kräftige Bezeich­nung für die Termin­abrech­nung ein. Der Feld­inhalt wird nur für die Über­schrift des Haupt­menüs der Termin­abrech­nung verwendet.

Geben Sie auf der linken Seite der Maske in die Daten­felder Name 1 bis Konto­inhaber die Daten Ihrer Firma ein. Diese Daten werden auf Rech­nungen und Stornos als Absender gedruckt.

Sie können auf den Rech­nungen und Stornos zu den Absender­daten oben rechts auch ein Firmen­logo aus­drucken lassen.

Firmen­logo einfügen

Doppel­klicken Sie in das Bild. Es öffnet sich die Maske, in der Sie das Bild, das Ihr Firmen­logo enthält, zuor­dnen können

Sie können auf die Rech­nungen und Stornos ein Firmen­logo drucken lassen.

Wählen Sie die Option Aus Datei erstellen, und geben Sie dahinter den voll­stän­digen Pfad und Datei­namen Ihres Logos ein, oder benutzen Sie den Button Durch­suchen, um im Datei­system nach der Datei zu suchen. Lassen Sie die Optionen Verknüpfen und Als Symbol anzeigen unmar­kiert. Mit Klick auf OK wird das Logo in die Termin­abrech­nung über­nommen.

Verwen­den Sie als Bild­format für Ihr Firmen­logo eine nicht all' zu große Bitmap­datei (.BMP). Das interne Datei­format sollte im true-color-Format vorliegen (24-bit) mit 8 Bit je Farb­kanal Rot, Grün und Blau. Andere Bild­formate werden auf dem Rech­nungs- und Storno­formular mög­licher­weise nicht richtig ange­zeigt.

Firmen­logo ent­fernen

Klicken Sie einmal in das Bild, um es zu mar­kieren. Drücken Sie die Taste Entf, und das Logo wird aus der Termin­abrech­nung entfernt.

Geben Sie in Schema ReNr. den Aufbau der von Ihnen gewünschten Rech­nungs­nummer ein. Die Rech­nungs­nummer kann beliebige Zeichen enthalten (Buch­staben, Zahlen und Sonder­zeichen).

Die folgen­den Zeichen dienen als Platz­halter und werden während des Rech­nungs­laufs durch aktuelle Werte ersetzt:

# (Raute)

Das Zeichen „#“ (Raute, Doppel­kreuz) wird während des Rech­nungs­laufes durch die aktuelle laufende Nummer ersetzt. Es werden so viele Ziffern auf der Rechnung ausge­geben, wie Rauten zusammen­hän­gend hinter­ein­ander angegeben werden. Gege­benen­falls erfolgt ein Auf­fül­len mit führenden Nullen.

[J], [JJ], [JJJJ]

Diese Kombina­tionen von eckigen Klam­mern mit dem Groß­buch­staben „J“ werden während des Rech­nungs­laufes durch das Rech­nungs­jahr ersetzt. Je nach Anzahl von „J“ wird die Jahres­zahl (von rechts begin­nend) ein­stellig, zwei­stellig oder vier­stellig aus­gegeben. Die eckigen Klam­mern werden dabei entfernt, sodass nur die Ziffern ausge­geben werden.

Sollten Sie mit der Termin­abrech­nung im Laufe des Jahres begin­nen, können Sie eine bereits vorhan­dene laufende Nummer der Rech­nungs­nummer im Pro­gramm hinter­legen. Beim nächsten Rech­nungs­lauf wird dann auto­matisch mit der nächsten Nummer fort­gesetzt.

Die Maske zur Eingabe der letzten laufen­den Nummer öffnen Sie durch Klick auf den Button Rech­nungs­nummern ein­geben.

Wenn die Zählung der laufen­den Rech­nungs­nummer bei einer bestimmten Zahl begin­nen oder fort­gesetzt werden soll, geben Sie die Zahl für das ent­sprechende Rech­nungs­jahr in dieser Maske ein.

Geben Sie in die Tabelle bei Jahr das Jahr und bei ReNr die letzte laufende Nummer des jewei­ligen Jahres ein.

In Briefabs.zeile geben Sie Ihren Firmen­namen und die Firmen­anschrift in Kurz­form ein. Diese Zeile wird auf Rech­nungen und Stornos über dem Rech­nungs­empfän­ger in kleiner Schrift als Brief­absender­zeile gedruckt.

In Re-Bemerkung 1 und Re-Bemer­kung 2 können Sie Bemer­kungen eingeben, die nur auf den Rech­nungen ausge­geben werden. Die Bemer­kung 1 wird unter­halb der Empfänger­adresse und die Bemer­kung 2 unter­halb der Rech­nungs­summe gedruckt. Hier könn­ten Sie zum Beispiel Hinweise zum Zahlungs­ziel und zur Fällig­keit der Rechnung eingeben.

Wenn Sie diese Option akti­vieren, werden auch die in Outlook als Privat gekenn­zeich­neten Termine in die Termin­abrech­nung über­nommen und wie alle anderen Termine auch berech­net.

Wenn Sie einige Zeit mit der Termin­abrech­nung arbeiten, wollen Sie mög­licher­weise Verän­derun­gen an den Terminen und Rech­nungen der Vor­jahre verhin­dern. Wählen Sie dazu bei Keine Termine vor dem Jahr ... einlesen/ändern das Jahr aus, vor dem keine Ände­rungen an Terminen und Rech­nungen vorge­nommen werden sollen.

In der Termin­abrech­nung werden generell alle Termine mit einem Kunden­bezug (Kontakt) gespei­chert. Über die Auswahl in diesem Feld stellen Sie ein, wie sich die Termin­abrech­nung verhalten soll, wenn sie bei der Daten­über­nahme von Outlook auf einen Termin trifft, dem kein Kontakt zuge­ordnet wurde.

Fehlermeldung & Abbruch

Wählen Sie diese Einstel­lung, wenn Sie sicher­stellen wollen, dass allen über­nom­menen Terminen ein Kontakt zuge­ordnet ist. Sollte die Termin­abrech­nung bei der Daten­über­nahme auf einen Termin treffen, der keine Kontakt­zuord­nung enthällt, wird die Über­nahme mit einer Fehler­meldung abge­brochen.

Warnung & über­nehmen

Mit dieser Einstel­lung werden alle Termine unab­hängig davon über­nommen, ob ihnen ein Kontakt zuge­ordnet wurde oder nicht. Termine ohne Kontakt­zuord­nung werden bei dem Pseudo­kunden „(ohne Kontakt)“ gesam­melt. Sollte dies der Fall sein, wird nach der Daten­über­nahme die Meldung angezeigt, dass mindestens ein Termin ohne Kontakt­zuord­nung über­nommen wurde.

Ignorieren & über­nehmen

Falls eine Kontakt­zuod­nung der Termine keine Rolle spielt, wählen Sie diese Einstel­lung. Es werden bei der Date­nüber­nahme alle gefun­denen Termine übernom­men. Termine ohne Kontakt­zuord­nung werden auto­matisch bei dem Pseudo­kunden „(ohne Kontakt)“ gesam­melt. Es erfolgt darüber keine Meldung vom Programm.