Besonderheiten bei Adress- und Termindetails in Outlook. Datenübernahme in die Terminabrechnung.
Dieser Abschnitt wird zur Zeit überarbeitet.
Die Termine werden in der Terminabrechnung immer Kunden-bezogen gespeichert und berechnet. Damit dies möglich ist, muss der Termin in Outlook mit einem Adresseintrag (Kontakt) „verknüpft“ werden. Termine ohne Kontaktverknüpfung, oder deren Verknüpfung defekt ist, werden in der Terminabrechnung bei einem Pseudo-Kunden gesammelt.
Ursachen für eine defekte Verknüpfung können zum Beispiel darin liegen, dass der Kontaktdatensatz in Outlook gelöscht oder in eine andere PST-Datei verschoben wurde; oder der Kontaktname im Adresseintrag geändert wurde. In diesen Fällen muss die Kontaktverknüpfung beim Termin erneuert werden.
Kontaktverknüpfung
Die mit Outlook 2000 eingeführte Kontaktverknüpfung steht ab Outlook 2013 nicht mehr zur Verfügung.
Mit Outlook 2000 führte Microsoft die Kontaktverknüpfung ein. Damit konnten Kontakte, Aufgaben und Termine sehr komfortabel mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft werden. Diese Funktion hat Microsoft mit Outlook 2013 wieder entfernt. Die Kontaktverknüpfungen können zwar über einen Registry-Eintrag wieder sichtbar gemacht werden, sind aber Programm-technisch nicht mehr auswertbar. Das heißt, dass ab Outlook 2013 die Verbindung eines Termins mit einem Kontakt wieder – wie vor Outlook 2000 – als Anlage zum Termin hergestellt werden muss.
In Outlook 2007 und 2010 können Sie für den Kundenbezug die komfortable Kontaktverknüpfung nutzen.
Um den Termin mit einem Kontakt zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie oben im Bereich Suchen in den Ordner, der den gesuchten Kontakt enthält.
Markieren Sie unten im Bereich Elemente den Kontakt, der mit dem Termin verknüpft werden soll.
Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK.
Um den Termin mit einem Kontakt zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie im Menüband auf das Register Einfügen und klicken Sie im Abschnitt Einschließen auf den Button Outlook-Element.
Wählen Sie oben im Bereich Suchen in den Ordner, der den gesuchten Kontakt enthält.
Markieren Sie unten im Bereich Elemente den Kontakt, der mit dem Termin verknüpft werden soll.
Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK.